{"id":7420,"date":"2023-11-12T13:58:22","date_gmt":"2023-11-12T16:58:22","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/?p=7420"},"modified":"2023-11-16T11:17:38","modified_gmt":"2023-11-16T14:17:38","slug":"solucoes-para-organizacao-de-documentos-em-lojas-de-remessas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/solucoes-para-organizacao-de-documentos-em-lojas-de-remessas\/","title":{"rendered":"Solu\u00e7\u00f5es para Organiza\u00e7\u00e3o de Documentos em Lojas de Remessas"},"content":{"rendered":"\n

Como voc\u00ea j\u00e1 sabe, ou deveria saber,<\/em> existem in\u00fameros documentos que sua loja de remessas tem a obriga\u00e7\u00e3o de armazenar e outros que seriam recomendados que o fizesse. Requisitos como o KYC-Know Your Customer ,<\/u><\/em>que tratam da obriga\u00e7\u00e3o de verificar e autenticar a identidade de um cliente, e outros como o AML- Anti Money Laundering<\/u><\/em> s\u00e3o motivos suficientes para sua loja ter a aten\u00e7\u00e3o de armazenar de forma segura os IDs dos clientes (pelo menos os mais importantes) e os certificados e comprovantes de treinamentos da sua equipe.<\/p>\n\n\n\n

Organizar de forma eficiente esse documentos \u00e9 crucial para o sucesso e a seguran\u00e7a das lojas de remessas. Neste artigo, exploraremos as melhores solu\u00e7\u00f5es para ajudar sua lojas de remessas a simplificar o fluxo de trabalho e manter documentos acess\u00edveis e de forma organizada.<\/p>\n\n\n\n

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1. Armazenamento F\u00edsico<\/h3>\n\n\n\n

A forma mais tradicional<\/strong> para armazenamento de documentos \u00e9 mant\u00ea-los na forma f\u00edsica, como o recibo original da remessa: o papel assinado pelo cliente, ou a c\u00f3pia do documento desse cliente: copiado em papel sulfite. Embora o mundo digital tenha ganhado cada vez mais destaque, muitas lojas ainda mantem os documentos em papel, por n\u00e3o estarem muito familiarizadas com o mundo tecnol\u00f3gico.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9 dif\u00edcil ter uma boa efici\u00eancia nesse m\u00e9todo e por isso recomendamos o eletr\u00f4nico ou a utiliza\u00e7\u00e3o de um sistema como a MsB Manager. E, ainda tem o volume gigantesco de papel acumulado que costuma ser um inc\u00f4modo para que n\u00e3o tem muito espa\u00e7o dispon\u00edvel. Por\u00e9m, se essa for a escolha da sua loja, vamos explicar a melhor forma de organiz\u00e1-los para que seja o mais pratico o poss\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n

Como exemplo, vamos explicar como uma loja de Lowell em Massachussets, que faz milhares de remessas por semana, encontrou uma boa maneira de deixar os documentos organizados na sua forma f\u00edsica<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Bem, essa loja trabalha com 2 provedoras, ent\u00e3o tudo \u00e9 separado por provedora. E, eles mantem todos os recibos das remessas assinados pelos clientes, como \u00e9 o recomendado a se fazer.<\/p>\n\n\n\n

Sendo assim, para os documentos principais a loja mantem 2 pastas, uma para cada provedora e cada uma cont\u00e9m contratos, licen\u00e7as, certificados AML, etc.<\/p>\n\n\n\n

Os recibos e os documentos dos clientes das remessas feitas para cada provedora a loja classifica por datas: todas os recibos das remessas feitas no dia recebem um clipe, todos os 7 ma\u00e7os de folhas unidos pelos clipes, das remessas da semana recebem um el\u00e1stico. Ent\u00e3o, eles juntam os 4 ma\u00e7os com el\u00e1sticos (1 para cada semana do m\u00eas) e  imprimem uma folha com o m\u00eas e o ano, exemplo: \u201cJunho\/2023\u201d, colocam a capa sobre os 4 ma\u00e7os das semanas de junho e passam um segundo el\u00e1stico. A loja mantem uma caixa com o nome de cada provedora e o ano. Assim \u00e9 poss\u00edvel encontrar um recibo de 10 de fevereiro de 2020 feito com a Provedora X, indo na caixa da provedora do ano 2020, encontrando o ma\u00e7o com a capa \u201cFevereiro\/2020\u201d e procurando entre os recibos do dia 10 que est\u00e3o no segundo ma\u00e7o, que representa a segunda semana do m\u00eas.<\/p>\n\n\n\n

Complicado, n\u00e9?! Parece um pouco, mas funciona! A loja passa por auditorias anualmente e sempre tem todos os documentos solicitados. Abaixo, continuamos apresentando op\u00e7\u00f5es mais simples para voc\u00ea armazenar os seus documentos.<\/p>\n\n\n\n

2. Armazenamento Eletr\u00f4nico<\/h3>\n\n\n\n

Uma alternativa ao armazenamento f\u00edsico \u00e9 a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos e sua convers\u00e3o para formatos eletr\u00f4nicos, pois reduzem a depend\u00eancia de papel e facilitam a organiza\u00e7\u00e3o. A digitaliza\u00e7\u00e3o pode ser feita por escaners ou por meio de aparelhos celulares, usados para tirar fotos dos documentos e envi\u00e1-las para o local onde ser\u00e3o armazenadas. Existem 2 op\u00e7\u00f5es que podem ser escolhidas como local de armazenamento:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Local: <\/strong>Documentos armazenados localmente costumam ficar no desktop ou laptop e est\u00e3o acess\u00edveis apenas a partir do dispositivo em que foram salvos. S\u00e3o as pastas salvas no computador do usu\u00e1rio. Isso limita a mobilidade e pode dificultar o acesso quando o usu\u00e1rio est\u00e1 em um local diferente do dispositivo de armazenamento e tamb\u00e9m existe o risco da perda dos arquivos por danos ao aparelho.<\/li>\n\n\n\n
  •  Nuvem:<\/strong> Se refere \u00e0 pr\u00e1tica de salvar e manter os arquivos em servidores hospedados na internet, em vez de em dispositivos f\u00edsicos como computadores ou servidores locais. As formas mais comuns de manter arquivos na nuvem s\u00e3o salva-los em pastas no google drive ou dropbox. Ao armazenar documentos na nuvem, eles podem ser acessados de qualquer dispositivo com conex\u00e3o \u00e0 internet. Isso oferece mobilidade e flexibilidade, permitindo o acesso a arquivos a partir de computadores, tablets ou smartphones, independentemente da localiza\u00e7\u00e3o f\u00edsica.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Ao optar por uma dessas duas formas, a nossa recomenda\u00e7\u00e3o \u00e9 que a loja de remessas opte pelo armazenamento dos documentos em nuvem, o google drive funciona bem para isso e \u00e9 f\u00e1cil de usar. A nuvem oferece maior acessibilidade, seguran\u00e7a e facilidade de compartilhamento.<\/p>\n\n\n\n

    2.1 Estrutura para organiza\u00e7\u00e3o dos arquivos:<\/h4>\n\n\n\n

    Independente do local de armazenamento escolhido \u00e9 preciso estabelecer um sistema de nomenclatura e organiza\u00e7\u00e3o por pastas para que os documentos sejam facilmente encontrados.
    Uma forma eficiente de organizar os documentos, tando em nuvem quando no dispositivo local, \u00e9 criar uma estrutura de pastas l\u00f3gica<\/strong> para isso, aqui v\u00e3o algumas dicas para ajud\u00e1-lo:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    1. Comece criando uma pasta principal, com o nome da sua loja. Dentro dessa pasta coloque as pastas que representem categorias gerais, como \u201cCompliance\u201d, \u201cProvedoras\u201d, \u201cClientes\u201d, \u201cRemessas\u201d, etc.<\/li>\n\n\n\n
    2. Dentro de cada pasta principal, crie subpastas para refinar ainda mais a organiza\u00e7\u00e3o. Por exemplo, dentro da pasta \u201cProvedoras\u201d, voc\u00ea pode ter subpastas para cada provedora com a qual sua loja tem parceria.<\/li>\n\n\n\n
    3. D\u00ea nomes descritivos e claros \u00e0s suas pastas e documentos para que voc\u00ea e sua equipe possam identific\u00e1-las facilmente. Dentro da pasta de clientes, voc\u00ea pode nomear as fotos dos IDs dos clientes como \u201cJos\u00e9 da Silva -DL\u201d, para driver\u2019s licence ou \u201cJos\u00e9 da Silva- passport\u201d para passaporte. Dica:<\/em><\/strong> Se a pasta de clientes estiver muito grande voc\u00ea pode criar subpastas dentro dela, em ordem alfab\u00e9tica, como: \u201cClientes: A-F\u201d, \u201cClientes: G-M\u201d, etc.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n


      Essa imagem abaixo \u00e9 um exemplo de como ficaria uma estrutura de pastas e documentos de loja organizados de forma eficiente:<\/p>\n\n\n\n

      \"\"<\/figure>\n\n\n\n

      N\u00f3s estamos preparando um v\u00eddeo para ajud\u00e1-lo a aplicar esse sistema de organiza\u00e7\u00e3o na pr\u00e1tica, dentro do google drive. Se voc\u00ea quiser ser informado assim que o v\u00eddeo for lan\u00e7ado, basta deixar seu email no fim dessa p\u00e1gina para se inscrever no nosso blog e ficar por dentro das novidades!<\/p>\n\n\n\n

      3. Sistema para Gest\u00e3o de Documentos<\/h3>\n\n\n\n

      A ado\u00e7\u00e3o de um sistema de gerenciamento de documentos, como o MsB Manager, oferece uma solu\u00e7\u00e3o simples para armazenar, organizar e acessar documentos de forma eficaz. O sistema permite a categoriza\u00e7\u00e3o por tipo de documento, data e cliente, facilitando a localiza\u00e7\u00e3o r\u00e1pida de informa\u00e7\u00f5es quando necess\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n

      As tarefas rotineiras, como a cria\u00e7\u00e3o de pastas e a classifica\u00e7\u00e3o de documentos se tornam desnecess\u00e1rias, pois cada documento tem o seu lugar dentro do sistema. Isso economiza tempo e reduz a chance de erros humanos!<\/p>\n\n\n\n

      Vamos explicar como alguns arquivos podem ser facilmente armazenados dentro do MsB Manager:<\/p>\n\n\n\n

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      • IDs e outros documentos do cliente: <\/strong>O sistema consta com uma p\u00e1gina especifica para clientes, onde as lojas podem registrar todas as informa\u00e7\u014des necess\u00e1rias e armazenarem documentos importantes. Para salvar a foto do passaporte do Jo\u00e3o da Silva, por exemplo, a loja s\u00f3 precisa tirar uma foto do documento (ou escane\u00e1-lo), pesquisar por Jo\u00e3o da Silva na lista de clientes da loja e salvar o arquivo do passaporte no local apropriado. A mesma coisa pode ser feita para salvar qualquer outro documento, como prova de fundos, ITIN\/SSN e etc.<\/li>\n\n\n\n
      • Documentos das provedoras: <\/strong>Da mesma forma de clientes, o sistema tem uma p\u00e1gina especifica para provedoras, que s\u00e3o as empresas de remessas, e existe uma \u00e1rea dentro dessa p\u00e1gina para serem armazenados os contratos, as licen\u00e7as, os manuais de compliance das provedoras, etc. Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel manter vers\u00f5es antigas dos documentos, como contratos anteriores, e compar\u00e1-las.<\/li>\n\n\n\n
      • Certificados AML:<\/strong> Cada funcion\u00e1rio que faz remessa na sua loja precisa ter o certificado AML atualizado e ter um para cada provedora, dentro da MsB Manager cada funcion\u00e1rios \u00e9 um usu\u00e1rio diferente do sistema e os certificados podem ser armazenados junto com as informa\u00e7\u00f5es de cada usu\u00e1rio. \u00c9 tudo bem simples e f\u00e1cil de ser acessado!<\/li>\n\n\n\n
      • Recibos de remessas e outros documentos importantes: <\/strong>As remessas enviadas t\u00eam um local pr\u00f3prio dentro do sistema tamb\u00e9m, \u00e9 f\u00e1cil ver as informa\u00e7\u00f5es de clientes e benefici\u00e1rios de cada envio, verificar valores enviados, lucro obtido e etc. E dentro do cadastro de cada remessa \u00e9 poss\u00edvel salvar o recibo da remessa (assinado ou n\u00e3o) e tamb\u00e9m c\u00f3pias de cheques, CTR ou outros documentos espec\u00edficos daquela remessa!<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

        Uma grande vantagem nesse sistema \u00e9 que tudo pode ser exportado de forma bem r\u00e1pida, conforme a sua necessidade. Voc\u00ea pode, por exemplo, gerar um relat\u00f3rio das remessas feitas em mar\u00e7o do ano passado, acima de U$3.000,00 com todos os recibos assinados e IDs de clientes, e n\u00e3o vai levar mais de 5 minutos para gerar esse relat\u00f3rio. Incr\u00edvel, n\u00e9?!<\/p>\n\n\n\n

        Conclus\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n

        Independentemente da escolha, \u00e9 crucial estabelecer uma estrutura de organiza\u00e7\u00e3o clara e intuitiva. Isso permite que os documentos sejam localizados com facilidade, promovendo uma gest\u00e3o eficaz da informa\u00e7\u00e3o. Criar e manter organizado esse sistema de armazenamento vai manter a loja segura e preparada para qualquer auditoria.<\/p>\n\n\n\n

        Sobre as alternativas apresentadas, acreditamos que o armazenamento f\u00edsico, embora ainda seja uma escolha v\u00e1lida para algumas empresas, pode apresentar desafios em termos de efici\u00eancia e espa\u00e7o. A alternativa eletr\u00f4nica oferece maior flexibilidade e mobilidade, e a op\u00e7\u00e3o de nuvem se destaca como uma solu\u00e7\u00e3o acess\u00edvel devido \u00e0 sua capacidade de acesso remoto.<\/p>\n\n\n\n

        No entanto, a ado\u00e7\u00e3o de um sistema de gerenciamento com a op\u00e7\u00e3o de armazenamento de arquivos, como o MsB Manager, representa uma evolu\u00e7\u00e3o significativa na forma como os documentos s\u00e3o organizados e acessados. Com recursos que facilitam a categoriza\u00e7\u00e3o, rastreamento e acesso r\u00e1pido, a efici\u00eancia operacional \u00e9 maximizada. Al\u00e9m disso, a redu\u00e7\u00e3o de tarefas manuais contribui para a minimiza\u00e7\u00e3o de erros e o aumento da produtividade.<\/p>\n\n\n\n

        Lembre-se que quanto mais simples e r\u00e1pida for a solu\u00e7\u00e3o adotada<\/strong>, mais f\u00e1cil ser\u00e1 para sua equipe manter a disciplina necess\u00e1ria <\/strong>para  continuar salvando e armazenando os arquivos do seu neg\u00f3cio!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

        Melhores maneiras para sua loja de remessas simplificar o fluxo de trabalho e manter documentos de forma organizada<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":7261,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[4,6],"tags":[19,18,20,17],"class_list":["post-7420","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-compliance","category-negocios","tag-arquivos","tag-documentos","tag-lojas-de-remessas","tag-organizacao"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7420","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/users\/7"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=7420"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7420\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":7442,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7420\/revisions\/7442"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/media\/7261"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=7420"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=7420"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=7420"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}