Como você já sabe, ou deveria saber, existem inúmeros documentos que sua loja de remessas tem a obrigação de armazenar e outros que seriam recomendados que o fizesse. Requisitos como o KYC-Know Your Customer ,que tratam da obrigação de verificar e autenticar a identidade de um cliente, e outros como o AML- Anti Money Laundering são motivos suficientes para sua loja ter a atenção de armazenar de forma segura os IDs dos clientes (pelo menos os mais importantes) e os certificados e comprovantes de treinamentos da sua equipe.

Organizar de forma eficiente esse documentos é crucial para o sucesso e a segurança das lojas de remessas. Neste artigo, exploraremos as melhores soluções para ajudar sua lojas de remessas a simplificar o fluxo de trabalho e manter documentos acessíveis e de forma organizada.

1. Armazenamento Físico

A forma mais tradicional para armazenamento de documentos é mantê-los na forma física, como o recibo original da remessa: o papel assinado pelo cliente, ou a cópia do documento desse cliente: copiado em papel sulfite. Embora o mundo digital tenha ganhado cada vez mais destaque, muitas lojas ainda mantem os documentos em papel, por não estarem muito familiarizadas com o mundo tecnológico.

É difícil ter uma boa eficiência nesse método e por isso recomendamos o eletrônico ou a utilização de um sistema como a MsB Manager. E, ainda tem o volume gigantesco de papel acumulado que costuma ser um incômodo para que não tem muito espaço disponível. Porém, se essa for a escolha da sua loja, vamos explicar a melhor forma de organizá-los para que seja o mais pratico o possível.

Como exemplo, vamos explicar como uma loja de Lowell em Massachussets, que faz milhares de remessas por semana, encontrou uma boa maneira de deixar os documentos organizados na sua forma física.

Bem, essa loja trabalha com 2 provedoras, então tudo é separado por provedora. E, eles mantem todos os recibos das remessas assinados pelos clientes, como é o recomendado a se fazer.

Sendo assim, para os documentos principais a loja mantem 2 pastas, uma para cada provedora e cada uma contém contratos, licenças, certificados AML, etc.

Os recibos e os documentos dos clientes das remessas feitas para cada provedora a loja classifica por datas: todas os recibos das remessas feitas no dia recebem um clipe, todos os 7 maços de folhas unidos pelos clipes, das remessas da semana recebem um elástico. Então, eles juntam os 4 maços com elásticos (1 para cada semana do mês) e  imprimem uma folha com o mês e o ano, exemplo: “Junho/2023”, colocam a capa sobre os 4 maços das semanas de junho e passam um segundo elástico. A loja mantem uma caixa com o nome de cada provedora e o ano. Assim é possível encontrar um recibo de 10 de fevereiro de 2020 feito com a Provedora X, indo na caixa da provedora do ano 2020, encontrando o maço com a capa “Fevereiro/2020” e procurando entre os recibos do dia 10 que estão no segundo maço, que representa a segunda semana do mês.

Complicado, né?! Parece um pouco, mas funciona! A loja passa por auditorias anualmente e sempre tem todos os documentos solicitados. Abaixo, continuamos apresentando opções mais simples para você armazenar os seus documentos.

2. Armazenamento Eletrônico

Uma alternativa ao armazenamento físico é a digitalização dos documentos e sua conversão para formatos eletrônicos, pois reduzem a dependência de papel e facilitam a organização. A digitalização pode ser feita por escaners ou por meio de aparelhos celulares, usados para tirar fotos dos documentos e enviá-las para o local onde serão armazenadas. Existem 2 opções que podem ser escolhidas como local de armazenamento:

• Local: Documentos armazenados localmente costumam ficar no desktop ou laptop e estão acessíveis apenas a partir do dispositivo em que foram salvos. São as pastas salvas no computador do usuário. Isso limita a mobilidade e pode dificultar o acesso quando o usuário está em um local diferente do dispositivo de armazenamento e também existe o risco da perda dos arquivos por danos ao aparelho.
•  Nuvem: Se refere à prática de salvar e manter os arquivos em servidores hospedados na internet, em vez de em dispositivos físicos como computadores ou servidores locais. As formas mais comuns de manter arquivos na nuvem são salva-los em pastas no google drive ou dropbox. Ao armazenar documentos na nuvem, eles podem ser acessados de qualquer dispositivo com conexão à internet. Isso oferece mobilidade e flexibilidade, permitindo o acesso a arquivos a partir de computadores, tablets ou smartphones, independentemente da localização física.

Ao optar por uma dessas duas formas, a nossa recomendação é que a loja de remessas opte pelo armazenamento dos documentos em nuvem, o google drive funciona bem para isso e é fácil de usar. A nuvem oferece maior acessibilidade, segurança e facilidade de compartilhamento.

2.1 Estrutura para organização dos arquivos:

Independente do local de armazenamento escolhido é preciso estabelecer um sistema de nomenclatura e organização por pastas para que os documentos sejam facilmente encontrados.
Uma forma eficiente de organizar os documentos, tando em nuvem quando no dispositivo local, é criar uma estrutura de pastas lógica para isso, aqui vão algumas dicas para ajudá-lo:

1. Comece criando uma pasta principal, com o nome da sua loja. Dentro dessa pasta coloque as pastas que representem categorias gerais, como “Compliance”, “Provedoras”, “Clientes”, “Remessas”, etc.
2. Dentro de cada pasta principal, crie subpastas para refinar ainda mais a organização. Por exemplo, dentro da pasta “Provedoras”, você pode ter subpastas para cada provedora com a qual sua loja tem parceria.
3. Dê nomes descritivos e claros às suas pastas e documentos para que você e sua equipe possam identificá-las facilmente. Dentro da pasta de clientes, você pode nomear as fotos dos IDs dos clientes como “José da Silva -DL”, para driver’s licence ou “José da Silva- passport” para passaporte. Dica: Se a pasta de clientes estiver muito grande você pode criar subpastas dentro dela, em ordem alfabética, como: “Clientes: A-F”, “Clientes: G-M”, etc.

Essa imagem abaixo é um exemplo de como ficaria uma estrutura de pastas e documentos de loja organizados de forma eficiente:

Nós estamos preparando um vídeo para ajudá-lo a aplicar esse sistema de organização na prática, dentro do google drive. Se você quiser ser informado assim que o vídeo for lançado, basta deixar seu email no fim dessa página para se inscrever no nosso blog e ficar por dentro das novidades!

3. Sistema para Gestão de Documentos

A adoção de um sistema de gerenciamento de documentos, como o MsB Manager, oferece uma solução simples para armazenar, organizar e acessar documentos de forma eficaz. O sistema permite a categorização por tipo de documento, data e cliente, facilitando a localização rápida de informações quando necessário.

As tarefas rotineiras, como a criação de pastas e a classificação de documentos se tornam desnecessárias, pois cada documento tem o seu lugar dentro do sistema. Isso economiza tempo e reduz a chance de erros humanos!

Vamos explicar como alguns arquivos podem ser facilmente armazenados dentro do MsB Manager:

• IDs e outros documentos do cliente: O sistema consta com uma página especifica para clientes, onde as lojas podem registrar todas as informaçōes necessárias e armazenarem documentos importantes. Para salvar a foto do passaporte do João da Silva, por exemplo, a loja só precisa tirar uma foto do documento (ou escaneá-lo), pesquisar por João da Silva na lista de clientes da loja e salvar o arquivo do passaporte no local apropriado. A mesma coisa pode ser feita para salvar qualquer outro documento, como prova de fundos, ITIN/SSN e etc.
• Documentos das provedoras: Da mesma forma de clientes, o sistema tem uma página especifica para provedoras, que são as empresas de remessas, e existe uma área dentro dessa página para serem armazenados os contratos, as licenças, os manuais de compliance das provedoras, etc. Além disso, também é possível manter versões antigas dos documentos, como contratos anteriores, e compará-las.
• Certificados AML: Cada funcionário que faz remessa na sua loja precisa ter o certificado AML atualizado e ter um para cada provedora, dentro da MsB Manager cada funcionários é um usuário diferente do sistema e os certificados podem ser armazenados junto com as informações de cada usuário. É tudo bem simples e fácil de ser acessado!
• Recibos de remessas e outros documentos importantes: As remessas enviadas têm um local próprio dentro do sistema também, é fácil ver as informações de clientes e beneficiários de cada envio, verificar valores enviados, lucro obtido e etc. E dentro do cadastro de cada remessa é possível salvar o recibo da remessa (assinado ou não) e também cópias de cheques, CTR ou outros documentos específicos daquela remessa!

Uma grande vantagem nesse sistema é que tudo pode ser exportado de forma bem rápida, conforme a sua necessidade. Você pode, por exemplo, gerar um relatório das remessas feitas em março do ano passado, acima de U$3.000,00 com todos os recibos assinados e IDs de clientes, e não vai levar mais de 5 minutos para gerar esse relatório. Incrível, né?!

Conclusão

Independentemente da escolha, é crucial estabelecer uma estrutura de organização clara e intuitiva. Isso permite que os documentos sejam localizados com facilidade, promovendo uma gestão eficaz da informação. Criar e manter organizado esse sistema de armazenamento vai manter a loja segura e preparada para qualquer auditoria.

Sobre as alternativas apresentadas, acreditamos que o armazenamento físico, embora ainda seja uma escolha válida para algumas empresas, pode apresentar desafios em termos de eficiência e espaço. A alternativa eletrônica oferece maior flexibilidade e mobilidade, e a opção de nuvem se destaca como uma solução acessível devido à sua capacidade de acesso remoto.

No entanto, a adoção de um sistema de gerenciamento com a opção de armazenamento de arquivos, como o MsB Manager, representa uma evolução significativa na forma como os documentos são organizados e acessados. Com recursos que facilitam a categorização, rastreamento e acesso rápido, a eficiência operacional é maximizada. Além disso, a redução de tarefas manuais contribui para a minimização de erros e o aumento da produtividade.

Lembre-se que quanto mais simples e rápida for a solução adotada, mais fácil será para sua equipe manter a disciplina necessária para  continuar salvando e armazenando os arquivos do seu negócio!