Como ya sabes, o deber\u00edas saber, existen numerosos documentos que tu tienda de env\u00edos tiene la obligaci\u00f3n de almacenar, y otros que ser\u00eda recomendable que lo hicieras. Requisitos como el KYC (Conozca a su Cliente), que trata sobre la obligaci\u00f3n de verificar y autenticar la identidad de un cliente, y otros como el AML (Antilavado de Dinero), son razones suficientes para que tu tienda preste atenci\u00f3n a almacenar de forma segura las identificaciones de los clientes (al menos las m\u00e1s importantes) y los certificados y comprobantes de los entrenamientos de tu equipo.<\/p>\n\n\n\n
Organizar estos documentos de forma eficiente es crucial para el \u00e9xito y la seguridad de las tiendas de env\u00edos. En este art\u00edculo, exploraremos las mejores soluciones para ayudar a tu tienda de env\u00edos a simplificar el flujo de trabajo y mantener los documentos accesibles y organizados.<\/p>\n\n\n\n
La forma m\u00e1s tradicional de almacenamiento de documentos es mantenerlos en formato f\u00edsico, como el recibo original del env\u00edo: el papel firmado por el cliente, o la copia del documento de ese cliente: copiada en papel com\u00fan. Aunque el mundo digital ha ganado cada vez m\u00e1s protagonismo, muchas tiendas a\u00fan mantienen los documentos en papel, ya que no est\u00e1n muy familiarizadas con el mundo tecnol\u00f3gico.<\/p>\n\n\n\n
Es dif\u00edcil lograr una buena eficiencia con este m\u00e9todo, por lo que recomendamos la opci\u00f3n electr\u00f3nica o el uso de un sistema como MsB Manager. Adem\u00e1s, est\u00e1 el enorme volumen de papel acumulado que suele ser un inconveniente para quienes no tienen mucho espacio disponible. Sin embargo, si esa es la elecci\u00f3n de tu tienda, vamos a explicar la mejor forma de organizarlos para que sea lo m\u00e1s pr\u00e1ctico posible.<\/p>\n\n\n\n
Como ejemplo, vamos a explicar c\u00f3mo una tienda de Lowell, Massachusetts, que hace miles de env\u00edos por semana, encontr\u00f3 una buena manera de mantener los documentos organizados en formato f\u00edsico.<\/p>\n\n\n\n
Bueno, esta tienda trabaja con 2 proveedores, por lo que todo est\u00e1 separado por proveedor. Y mantienen todos los recibos de los env\u00edos firmados por los clientes, como se recomienda hacer.<\/p>\n\n\n\n
As\u00ed, para los documentos principales, la tienda mantiene 2 carpetas, una para cada proveedor, y cada una contiene contratos, licencias, certificados AML, etc.<\/p>\n\n\n\n
Los recibos y los documentos de los clientes de los env\u00edos hechos a cada proveedor son clasificados por fechas: todos los recibos de los env\u00edos realizados el mismo d\u00eda reciben un clip, y los 7 paquetes de hojas unidos por los clips de los env\u00edos de la semana reciben una liga. Luego, juntan los 4 paquetes con ligas (uno para cada semana del mes) e imprimen una hoja con el mes y el a\u00f1o, ejemplo: \u201cJunio\/2023\u201d, colocan la portada sobre los 4 paquetes de las semanas de junio y pasan una segunda liga. La tienda mantiene una caja con el nombre de cada proveedor y el a\u00f1o. As\u00ed, se puede encontrar un recibo del 10 de febrero de 2020 realizado con el Proveedor X, buscando en la caja del proveedor del a\u00f1o 2020, encontrando el paquete con la portada \u201cFebrero\/2020\u201d y buscando entre los recibos del d\u00eda 10 que est\u00e1n en el segundo paquete, que representa la segunda semana del mes.<\/p>\n\n\n\n
\u00bfComplicado, verdad? \u00a1Parece un poco, pero funciona! La tienda pasa auditor\u00edas anualmente y siempre tiene todos los documentos solicitados. A continuaci\u00f3n, continuamos presentando opciones m\u00e1s simples para almacenar tus documentos.<\/p>\n\n\n\n
Una alternativa al almacenamiento f\u00edsico es la digitalizaci\u00f3n de los documentos y su conversi\u00f3n a formatos electr\u00f3nicos, ya que reducen la dependencia del papel y facilitan la organizaci\u00f3n. La digitalizaci\u00f3n puede hacerse con esc\u00e1neres o mediante tel\u00e9fonos m\u00f3viles, utilizados para tomar fotos de los documentos y enviarlas al lugar donde ser\u00e1n almacenadas. Existen 2 opciones que pueden elegirse como lugar de almacenamiento:<\/p>\n\n\n\n
Independientemente del lugar de almacenamiento elegido, es necesario establecer un sistema de nomenclatura y organizaci\u00f3n por carpetas para que los documentos sean f\u00e1cilmente encontrados. Una forma eficiente de organizar los documentos, tanto en la nube como en el dispositivo local, es crear una estructura l\u00f3gica de carpetas, aqu\u00ed van algunos consejos para ayudarte:<\/p>\n\n\n\n
Comienza creando una carpeta principal, con el nombre de tu tienda. Dentro de esa carpeta coloca las carpetas que representen categor\u00edas generales, como \u201cCumplimiento\u201d, \u201cProveedores\u201d, \u201cClientes\u201d, \u201cEnv\u00edos\u201d, etc.
Dentro de cada carpeta principal, crea subcarpetas para refinar a\u00fan m\u00e1s la organizaci\u00f3n. Por ejemplo, dentro de la carpeta \u201cProveedores\u201d, puedes tener subcarpetas para cada proveedor con el que tu tienda tenga una asociaci\u00f3n.
Dale nombres descriptivos y claros a tus carpetas y documentos para que t\u00fa y tu equipo puedan identificarlos f\u00e1cilmente. Dentro de la carpeta de clientes, puedes nombrar las fotos de los documentos de identificaci\u00f3n de los clientes como \u201cJos\u00e9 da Silva -DL\u201d, para licencia de conducir, o \u201cJos\u00e9 da Silva – passport\u201d para pasaporte. Consejo: Si la carpeta de clientes es muy grande, puedes crear subcarpetas dentro de ella, en orden alfab\u00e9tico, como: \u201cClientes: A-F\u201d, \u201cClientes: G-M\u201d, etc.<\/p>\n\n\n\n
Esta imagen de abajo es un ejemplo de c\u00f3mo quedar\u00eda una estructura de carpetas y documentos de una tienda organizados de forma eficiente:<\/p>\n\n\n\n
Estamos preparando un video para ayudarte a aplicar este sistema de organizaci\u00f3n en la pr\u00e1ctica dentro de Google Drive. Si deseas ser informado cuando el video sea lanzado, simplemente deja tu correo electr\u00f3nico al final de esta p\u00e1gina para suscribirte a nuestro blog y mantenerte al tanto de las novedades.<\/p>\n\n\n\n
La adopci\u00f3n de un sistema de gesti\u00f3n de documentos, como MsB Manager, ofrece una soluci\u00f3n simple para almacenar, organizar y acceder a documentos de manera eficaz. El sistema permite la categorizaci\u00f3n por tipo de documento, fecha y cliente, facilitando la localizaci\u00f3n r\u00e1pida de la informaci\u00f3n cuando sea necesario.<\/p>\n\n\n\n
Las tareas rutinarias, como la creaci\u00f3n de carpetas y la clasificaci\u00f3n de documentos, se vuelven innecesarias, ya que cada documento tiene su lugar dentro del sistema. \u00a1Esto ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores humanos!<\/p>\n\n\n\n
Te explicamos c\u00f3mo algunos archivos pueden ser f\u00e1cilmente almacenados dentro de MsB Manager:<\/p>\n\n\n\n
Independientemente de la elecci\u00f3n, es crucial establecer una estructura de organizaci\u00f3n clara e intuitiva. Esto permite que los documentos sean localizados f\u00e1cilmente, promoviendo una gesti\u00f3n eficaz de la informaci\u00f3n. Crear y mantener organizado este sistema de almacenamiento mantendr\u00e1 la tienda segura y preparada para cualquier auditor\u00eda.<\/p>\n\n\n\n
Sobre las alternativas presentadas, creemos que el almacenamiento f\u00edsico, aunque todav\u00eda es una opci\u00f3n v\u00e1lida para algunas empresas, puede presentar desaf\u00edos en t\u00e9rminos de eficiencia y espacio. La alternativa electr\u00f3nica ofrece mayor flexibilidad y movilidad, y la opci\u00f3n de la nube se destaca como una soluci\u00f3n accesible debido a su capacidad de acceso remoto.<\/p>\n\n\n\n
Sin embargo, la adopci\u00f3n de un sistema de gesti\u00f3n con opci\u00f3n de almacenamiento de archivos, como MsB Manager, representa una evoluci\u00f3n significativa en la forma en que los documentos se organizan y acceden. Con funciones que facilitan la categorizaci\u00f3n, el seguimiento y el acceso r\u00e1pido, se maximiza la eficiencia operativa. Adem\u00e1s, la reducci\u00f3n de tareas manuales contribuye a minimizar los errores y aumentar la productividad.<\/p>\n\n\n\n
Recuerda que cuanto m\u00e1s simple y r\u00e1pida sea la soluci\u00f3n adoptada, m\u00e1s f\u00e1cil ser\u00e1 para tu equipo mantener la disciplina necesaria para seguir guardando y almacenando los archivos de tu negocio.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Mejores formas para que tu tienda de env\u00edos simplifique el flujo de trabajo y mantenga los documentos de manera organizada.<\/p>\n","protected":false},"author":8,"featured_media":7267,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[4,6],"tags":[145,154,152,149,72,158,69,156,153,157,147,151,146,56,150,70,31,148,144,155],"class_list":["post-7266","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-compliance","category-negocio","tag-almacenamiento-de-documentos","tag-almacenamiento-electronico","tag-almacenamiento-en-la-nube","tag-almacenamiento-fisico","tag-aml","tag-automatizacion-para-envios","tag-cumplimiento-normativo","tag-digitalizacion-de-documentos","tag-documentos-de-clientes","tag-eficiencia-operativa","tag-envios-financieros","tag-gestion-de-cumplimiento","tag-gestion-de-documentos","tag-gestion-de-envios","tag-google-drive","tag-kyc","tag-msb-manager","tag-negocios-de-servicios-monetarios","tag-organizacion-de-documentos","tag-software-para-envios"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7266","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/8"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=7266"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7266\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":7268,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7266\/revisions\/7268"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/7267"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=7266"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=7266"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.msbmanager.us\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=7266"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}