Como ya sabes, o deberías saber, existen numerosos documentos que tu tienda de envíos tiene la obligación de almacenar, y otros que sería recomendable que lo hicieras. Requisitos como el KYC (Conozca a su Cliente), que trata sobre la obligación de verificar y autenticar la identidad de un cliente, y otros como el AML (Antilavado de Dinero), son razones suficientes para que tu tienda preste atención a almacenar de forma segura las identificaciones de los clientes (al menos las más importantes) y los certificados y comprobantes de los entrenamientos de tu equipo.

Organizar estos documentos de forma eficiente es crucial para el éxito y la seguridad de las tiendas de envíos. En este artículo, exploraremos las mejores soluciones para ayudar a tu tienda de envíos a simplificar el flujo de trabajo y mantener los documentos accesibles y organizados.

1. Almacenamiento Físico

La forma más tradicional de almacenamiento de documentos es mantenerlos en formato físico, como el recibo original del envío: el papel firmado por el cliente, o la copia del documento de ese cliente: copiada en papel común. Aunque el mundo digital ha ganado cada vez más protagonismo, muchas tiendas aún mantienen los documentos en papel, ya que no están muy familiarizadas con el mundo tecnológico.

Es difícil lograr una buena eficiencia con este método, por lo que recomendamos la opción electrónica o el uso de un sistema como MsB Manager. Además, está el enorme volumen de papel acumulado que suele ser un inconveniente para quienes no tienen mucho espacio disponible. Sin embargo, si esa es la elección de tu tienda, vamos a explicar la mejor forma de organizarlos para que sea lo más práctico posible.

Como ejemplo, vamos a explicar cómo una tienda de Lowell, Massachusetts, que hace miles de envíos por semana, encontró una buena manera de mantener los documentos organizados en formato físico.

Bueno, esta tienda trabaja con 2 proveedores, por lo que todo está separado por proveedor. Y mantienen todos los recibos de los envíos firmados por los clientes, como se recomienda hacer.

Así, para los documentos principales, la tienda mantiene 2 carpetas, una para cada proveedor, y cada una contiene contratos, licencias, certificados AML, etc.

Los recibos y los documentos de los clientes de los envíos hechos a cada proveedor son clasificados por fechas: todos los recibos de los envíos realizados el mismo día reciben un clip, y los 7 paquetes de hojas unidos por los clips de los envíos de la semana reciben una liga. Luego, juntan los 4 paquetes con ligas (uno para cada semana del mes) e imprimen una hoja con el mes y el año, ejemplo: “Junio/2023”, colocan la portada sobre los 4 paquetes de las semanas de junio y pasan una segunda liga. La tienda mantiene una caja con el nombre de cada proveedor y el año. Así, se puede encontrar un recibo del 10 de febrero de 2020 realizado con el Proveedor X, buscando en la caja del proveedor del año 2020, encontrando el paquete con la portada “Febrero/2020” y buscando entre los recibos del día 10 que están en el segundo paquete, que representa la segunda semana del mes.

¿Complicado, verdad? ¡Parece un poco, pero funciona! La tienda pasa auditorías anualmente y siempre tiene todos los documentos solicitados. A continuación, continuamos presentando opciones más simples para almacenar tus documentos.

2. Almacenamiento Electrónico

Una alternativa al almacenamiento físico es la digitalización de los documentos y su conversión a formatos electrónicos, ya que reducen la dependencia del papel y facilitan la organización. La digitalización puede hacerse con escáneres o mediante teléfonos móviles, utilizados para tomar fotos de los documentos y enviarlas al lugar donde serán almacenadas. Existen 2 opciones que pueden elegirse como lugar de almacenamiento:

• Local: Los documentos almacenados localmente suelen estar en el escritorio o laptop y son accesibles solo desde el dispositivo en el que se guardaron. Son las carpetas guardadas en la computadora del usuario. Esto limita la movilidad y puede dificultar el acceso cuando el usuario está en un lugar diferente del dispositivo de almacenamiento, además existe el riesgo de perder los archivos debido a daños en el equipo.
• Nube: Se refiere a la práctica de guardar y mantener los archivos en servidores alojados en internet, en lugar de en dispositivos físicos como computadoras o servidores locales. Las formas más comunes de mantener archivos en la nube son guardarlos en carpetas en Google Drive o Dropbox. Al almacenar documentos en la nube, estos pueden ser accesados desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto ofrece movilidad y flexibilidad, permitiendo acceder a archivos desde computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes, independientemente de la ubicación física.
  Al optar por una de estas dos formas, nuestra recomendación es que la tienda de envíos opte por el almacenamiento en la nube, Google Drive funciona bien para esto y es fácil de usar. La nube ofrece mayor accesibilidad, seguridad y facilidad de compartición.

2.1 Estructura para la Organización de Archivos

Independientemente del lugar de almacenamiento elegido, es necesario establecer un sistema de nomenclatura y organización por carpetas para que los documentos sean fácilmente encontrados. Una forma eficiente de organizar los documentos, tanto en la nube como en el dispositivo local, es crear una estructura lógica de carpetas, aquí van algunos consejos para ayudarte:

Comienza creando una carpeta principal, con el nombre de tu tienda. Dentro de esa carpeta coloca las carpetas que representen categorías generales, como “Cumplimiento”, “Proveedores”, “Clientes”, “Envíos”, etc.
Dentro de cada carpeta principal, crea subcarpetas para refinar aún más la organización. Por ejemplo, dentro de la carpeta “Proveedores”, puedes tener subcarpetas para cada proveedor con el que tu tienda tenga una asociación.
Dale nombres descriptivos y claros a tus carpetas y documentos para que tú y tu equipo puedan identificarlos fácilmente. Dentro de la carpeta de clientes, puedes nombrar las fotos de los documentos de identificación de los clientes como “José da Silva -DL”, para licencia de conducir, o “José da Silva – passport” para pasaporte. Consejo: Si la carpeta de clientes es muy grande, puedes crear subcarpetas dentro de ella, en orden alfabético, como: “Clientes: A-F”, “Clientes: G-M”, etc.

Esta imagen de abajo es un ejemplo de cómo quedaría una estructura de carpetas y documentos de una tienda organizados de forma eficiente:

Estamos preparando un video para ayudarte a aplicar este sistema de organización en la práctica dentro de Google Drive. Si deseas ser informado cuando el video sea lanzado, simplemente deja tu correo electrónico al final de esta página para suscribirte a nuestro blog y mantenerte al tanto de las novedades.

3. Sistema para la Gestión de Documentos

La adopción de un sistema de gestión de documentos, como MsB Manager, ofrece una solución simple para almacenar, organizar y acceder a documentos de manera eficaz. El sistema permite la categorización por tipo de documento, fecha y cliente, facilitando la localización rápida de la información cuando sea necesario.

Las tareas rutinarias, como la creación de carpetas y la clasificación de documentos, se vuelven innecesarias, ya que cada documento tiene su lugar dentro del sistema. ¡Esto ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores humanos!

Te explicamos cómo algunos archivos pueden ser fácilmente almacenados dentro de MsB Manager:

• IDs y otros documentos del cliente: El sistema tiene una página específica para clientes, donde las tiendas pueden registrar toda la información necesaria y almacenar documentos importantes. Para guardar la foto del pasaporte de João da Silva, por ejemplo, la tienda solo necesita tomar una foto del documento (o escanearlo), buscar a João da Silva en la lista de clientes de la tienda y guardar el archivo del pasaporte en el lugar correspondiente. Lo mismo puede hacerse para guardar cualquier otro documento, como prueba de fondos, ITIN/SSN, etc.
• Documentos de los proveedores: Al igual que los clientes, el sistema tiene una página específica para proveedores, que son las empresas de envíos, y dentro de esa página hay un área para almacenar los contratos, licencias, manuales de cumplimiento de los proveedores, etc. Además, también es posible mantener versiones antiguas de los documentos, como contratos previos, y compararlos.
• Certificados AML: Cada empleado que realiza envíos en tu tienda necesita tener el certificado AML actualizado y uno para cada proveedor. Dentro de MsB Manager, cada empleado es un usuario diferente en el sistema, y los certificados pueden ser almacenados junto con la información de cada usuario. ¡Es todo muy simple y fácil de acceder!
• Recibos de envíos y otros documentos importantes: Los envíos realizados tienen un lugar propio dentro del sistema también. Es fácil ver la información de los clientes y beneficiarios de cada envío, verificar los valores enviados, las ganancias obtenidas, etc. Y dentro del registro de cada envío es posible guardar el recibo del envío (firmado o no) y también copias de cheques, CTR o cualquier otro documento específico de ese envío.
  Una gran ventaja de este sistema es que todo puede ser exportado de forma rápida, según sea necesario. Por ejemplo, puedes generar un informe de los envíos realizados en marzo del año pasado, por encima de $3,000, con todos los recibos firmados y las identificaciones de los clientes, y no te tomará más de 5 minutos generar ese informe. ¡Increíble, ¿verdad?!

Conclusión

Independientemente de la elección, es crucial establecer una estructura de organización clara e intuitiva. Esto permite que los documentos sean localizados fácilmente, promoviendo una gestión eficaz de la información. Crear y mantener organizado este sistema de almacenamiento mantendrá la tienda segura y preparada para cualquier auditoría.

Sobre las alternativas presentadas, creemos que el almacenamiento físico, aunque todavía es una opción válida para algunas empresas, puede presentar desafíos en términos de eficiencia y espacio. La alternativa electrónica ofrece mayor flexibilidad y movilidad, y la opción de la nube se destaca como una solución accesible debido a su capacidad de acceso remoto.

Sin embargo, la adopción de un sistema de gestión con opción de almacenamiento de archivos, como MsB Manager, representa una evolución significativa en la forma en que los documentos se organizan y acceden. Con funciones que facilitan la categorización, el seguimiento y el acceso rápido, se maximiza la eficiencia operativa. Además, la reducción de tareas manuales contribuye a minimizar los errores y aumentar la productividad.

Recuerda que cuanto más simple y rápida sea la solución adoptada, más fácil será para tu equipo mantener la disciplina necesaria para seguir guardando y almacenando los archivos de tu negocio.